Todo emprendedor digital tiene que lidiar con distintos aspectos de su negocio que demandan tiempo y energía. Por tanto, la organización y estructura operativa no es un tema que deba tomar a la ligera.

El Asistente Virtual en particular es un profesional emprendedor que trabaja desde casa por lo que tiene unas condiciones particulares que le exigen prestar especial atención a cómo distribuye su tiempo y recursos.

Tuve el privilegio de entrevistar vía Facebook Live a Mimi Klosterman, asistente virtual con más de 8 años de experiencia quien es además esposa y madre de 8 hijos (si, leíste correctamente) a quienes por cierto no envía a escuelas sino que los educa desde casa. Mimi también pertenece a la Asociación Internacional de Asistentes Virtuales IVAA y es actualmente miembro de su Junta Directiva.

Iniciamos conversando acerca del nicho de Mimi como Asistente Virtual, donde nos explicó cómo fue su transición de organizadora de webinars y eventos virtuales a Online Business Manager (OBM) o Gerente Virtual.

Mimi es un vivo ejemplo de organización y estructura, es interesante como fue ajustando su negocio de Asistente Virtual en torno a su vida familiar y el hecho de que utiliza métodos y plataformas para organizarse en ambos aspectos de su vida.

En ese sentido nos comentaba que utiliza Google Calendar para separar los “bloques de tiempo” que dedica a trabajar para sus clientes. Pero no sólo eso, sino que todos sus hijos tienen sus respectivos calendarios, los cuales comparten entre todos los miembros de la familia y les permite planificar eventos en común como las reuniones familiares.

Personalmente, puedo decir que desde que comencé a utilizar Google Calendar para todo aspecto de mi vida: personal, familiar y del negocio: experimenté un cambio radical. Y es que Google Calendar te permite sincronizar tu calendario desde una PC o Laptop con tu dispositivo móvil, utilizar colores distintivos para tus compromisos, compartir tu calendario, invitar a otros a un evento, entre otros…

Volviendo con Mimi, otro punto importantísimo que mencionaba es el del uso de los Standard Operating Procedures (SOP’s). En español Procedimientos Operativos Estandarizados (POE). Estos POE son de uso común dentro de la industria de asistencia virtual y son simplemente documentos que explican cómo se realiza una actividad o tarea.

Ella explicaba que los hijos mayores han ido redactando sus POE para tareas tan sencillas como la limpieza de los baños. En principio faltaba información y contenían errores ortográficos, pero con el tiempo los han ido corrigiendo y optimizando. Esos POE han sido heredados a las siguientes generaciones.

Para su redacción y almacenamiento, la familia de Mimi utiliza Google Docs y Google Drive.

Le pregunté a Mimi que aconsejaba a los asistentes virtuales en relación al uso de los POE, su respuesta fue: documenta toda tarea o proceso que sea repetitivo.

Ya sabemos que es muy sencillo de hacer: solo tienes que poner por escrito paso a paso qué se requiere y cómo lo haces. No te preocupes porque no esté “perfecto” en la medida que vayas utilizando el POE las siguientes veces irás corrigiendo la información.

Si hablas inglés puedes disfrutar la entrevista completa con Mimi acá:

¿Qué te pareció la información? ¿Qué nos puedes decir acerca de la importancia de la organización para el Asistente Virtual?

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