Quienes asumen el desafío de emprender, y particularmente emprender como monoemprendedores bajo el modelo de Asistente Virtual pueden pecar en iniciar su negocio digital enfocados en conseguir sus primeros clientes, descuidando por completo asuntos organizativos.

Una estructura operativa clara te ayudará a alcanzar una mayor eficiencia y es de vital importancia para hacer de tu emprendimiento digital un negocio rentable, sostenible y escalable.

Como cualquier otra empresa, tu estructura operativa debe responder a las áreas funcionales e indispensables para el logro de tus objetivos; con la diferencia en que puede que tú debas asumir varios roles además de la dirección general.

A continuación mencionaré las cinco áreas que suelen ser consideradas fundamentales con algunas herramientas que te permitirán realizar estas tareas fácilmente solo con la ayuda de tu teléfono inteligente. Sí, leíste bien.

Dirección General

Se considera el cerebro de la empresa. Desde allí se establecen y dirigen los objetivos organizacionales y además, controla totalmente el resto de las áreas funcionales.

Para tener claridad con respecto a esto deberás partir por la elaboración de tu Plan de Negocios, que no es más que un documento escrito en el que plasmas la misión, visión, objetivos de tu empresa, las estrategias para conseguirlos, la estructura organizacional y el monto de inversión que requieres para financiarlo.

Puedes seguir los parámetros que te ofrece el Small Business Administration de los Estados Unidos para hacerlo totalmente en línea y luego descargarlo en formato PDF.

Adicionalmente, todo Asistente Virtual debe trabajar con una herramienta de gestión de proyectos que permita organizar en un solo lugar, tareas, objetivos, fechas de entrega, entre otros.

Para ello, puedes utilizar Teamwork, Asana o Trello, todos gestores virtuales que permiten realizar el trabajo colaborativo en una sola suite de herramientas de forma muy amigable y hasta divertida.

Administración y finanzas

Maneja el aspecto económico y legal de la empresa, pues a través de esta área se llevan los libros de contabilidad, los ingresos, egresos, inversiones y pagos de impuestos de acuerdo a la legislación de cada país. 

Excel es el mejor aliado para los procedimientos contables y proyecciones financieras; pero puedes usar también aplicaciones para automatizar algunas cosas como la elaboración de presupuestos a través de Mint.com, establecer metas de ahorro con Saving Goals y conversión de divisas con Cuentas Claras, por nombrar algunas. 

Publicidad y Mercadeo

Área encargada de la investigación de mercado para conocer quién es el público objetivo, dónde está, cuáles son sus intereses y cómo tus servicios pueden ayudar a solucionar algún problema o necesidad.

Debes partir de la elaboración de un Plan de Mercadeo alineado con los objetivos que trazaste en tu Plan de Negocios.

Como emprendedores el primer gran reto es darnos a conocer para luego posicionarnos en el mercado como expertos y los mejores en nuestra área de acción.

Debes establecer relaciones públicas, asistir a reuniones para conseguir clientes, participar en eventos y grupos de interés tanto de manera online como offline.

El uso del emailmarketing y las redes sociales son esenciales para esto, ya que a través de estas herramientas atraemos a nuestros prospectos para convertirlos en clientes ideales e incluso usarlas como canales directos de venta.

Existen muchas herramientas de emailmarketing, desde Profesional Virtual recomendamos Mailchimp que está a la vanguardia del mercado internacional.

Y si deseas conocer sobre quiénes conforman tu audiencia en redes sociales lo mejor es recurrir directamente a las analíticas propias de cada red como Twitter Analytics, Facebook Insights e Instagram Insights y Google Analytics para medir la audiencia y su comportamiento dentro de tu sitio web.

En las tiendas de aplicaciones también cuentas con opciones gratuitas que te ayudarán a crear una campaña de publicidad como el caso de Xopik.

Atención al cliente

Aquí se maneja la reputación de tu negocio. Debes destacarte en esta área porque de ello depende el mantenimiento de tu emprendimiento. Tómate el tiempo para enviar y responder correos, presentar tu oferta de servicios y explicar a tus clientes potenciales en qué consiste.

Como hemos dicho en otros artículos el “boca a boca” de un cliente satisfecho es el mejor canal de promoción que podrás tener porque siempre estarás presente a la hora de recomendarte con un amigo o conocido.

Operaciones

Conocido también como prestación de servicios. No es más que realizar las tareas propias de tu oferta de servicios. Al iniciar como Asistente Virtual lo más probable es que tú también te encargues de las operaciones de tu negocio; no obstante, como comentamos al inicio, este es un modelo escalable; por tanto puedes elegir trabajar con otros AV bajo la figura de contratistas o subcontratistas (conocidos como equipos Multi-AV en la industria).

A partir de ahora debes visualizar tu negocio con la estructura de una empresa en micro. Si te gustó este artículo compártelo y déjanos tu opinión en la sección de comentarios.

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