La gestión de proyectos es una de las características diferenciales del Asistente Virtual con respecto a profesionales freelances ya que tienen una especial planificación y organización de sus tareas.
Los AV se destacan por gestionar su tiempo a la perfección para abarcar una gran cantidad de proyectos de manera exitosa y generalmente se especializan en el uso de al menos una herramienta digital adecuada que les permita tramitar todo lo relacionado con sus clientes y con su propio emprendimiento de manera centralizada.
Así es como la gestión de proyectos es un pilar fundamental para cualquier Asistente Virtual. Pero, ¿Qué es?
La gestión de proyectos
Es una metodología diseñada para planificar, orientar y realizar cada uno de los procesos que involucran a un proyecto en particular, desde su inicio hasta su fin. De acuerdo al Project Management Institute (PMI), organización estadounidense que agrupa a los profesionales relacionados a la gestión de proyectos a nivel mundial, los procesos se establecen en cinco etapas: iniciación, planificación, ejecución, control y cierre; que se pueden aplicar a casi cualquier proyecto.
- Iniciación: Como su nombre lo indica es la fase inicial de cualquier proyecto y su objetivo es analizar la viabilidad del mismo de acuerdo a un estudio exhaustivo de la situación actual y lo que se desea lograr.
- Planificación: En este caso se busca detallar todas las tareas a realizar y los recursos necesarios. Debemos abordar cómo será el plan del proyecto, estimar los recursos y costos para su ejecución.
- Ejecución: Cuando ya nos ponemos “manos a la obra” para realizar las tareas y solicitar algunos cambios en caso de ser necesario.
- Control: En este apartado se realiza el seguimiento de las tareas planificadas, se presentan entregables de ser necesario; y nos ponemos al tanto de las incidencias.
- Cierre: Resulta la etapa del checklist o lista de control para confirmar que se realizaron cada una de las actividades de la fase de planificación y se analizan los resultados obtenidos.
Si aun con esta explicación te parece un poco abstracto el cómo poner todo esto en práctica en tu negocio de Asistente Virtual, piensa en lo siguiente:
La etapa de iniciación se da cuando empiezas la relación con tu cliente potencial. Ya sea porque te recomiendan, tu ofreces tus servicios, o es la persona quien resulta interesada en obtenerlos. Es el primer contacto, esa reunión en la que conocemos a fondo quién es ese cliente, qué desea y de acuerdo a nuestras competencias evaluamos si efectivamente podemos prestar el servicio.
En el caso de que se llegue a un acuerdo, pasamos a la etapa de planificación en la que se establecen por escrito (en un contrato) el alcance del proyecto: tareas, tiempos de entrega y los recursos necesarios para lograrlas.
En la fase de ejecución te enfocas en cumplir de manera eficaz y efectiva con cada uno de los requerimientos solicitados y garantizas el cumplimiento de la planificación y la calidad del trabajo realizado.
Como Asistente Virtual debes estar preparado para realizar la etapa de control por tu cuenta, ya que no todos los clientes cuentan con el tiempo necesario para hacer seguimiento de todas tus tareas y en su mayoría esperan porque se cumplan los lapsos de entrega de las tareas que han delegado en ti.
Y finalmente, una vez que culmines el proyecto lo recomendable es hacer un informe de cierre formal en el que puedas solicitar el feedback de tu cliente para mejoras futuras.
Herramientas digitales para la gestión de proyectos
Actualmente existen un sinfín de aplicaciones y herramientas digitales para prácticamente todo lo que hacemos. En el caso de la gestión de proyectos, quiero recomendarte tres de las más reconocidas a nivel mundial y que permiten organizar todo el trabajo en solo un lugar:
Teamwork, es una plataforma amigable, intuitiva y sencilla de usar. Maneja tres tableros básicos: Proyectos, Calendario y Personas. En el primero puedes establecer cada una de las áreas y fases del proyecto; en el segundo, pautar las fechas de entrega de las tareas y en el tercero puedes integrar distintas personas y sus roles en el proyecto.
Una de las cosas que más gusta de esta plataforma es la posibilidad de llevar el tiempo en el que desarrollas una tarea ya que viene integrado con una time tracking.
Su versión gratuita puede usarse de por vida con la única restricción de que solo se pueden manejar dos proyectos.
Trello, cuenta con un diseño minimalista estéticamente atractivo, que permite organizar tu trabajo de forma colaborativa, mediante tableros (board) compuestos de columnas (llamadas listas) que representan distintos estados en los que se encuentra el desarrollo de cada tarea.
Se basa en el reconocido método Kanban para gestión de proyectos, con tarjetas que viajan por diferentes listas en función de su estado y lo mejor es que puedes unir a diferentes miembros.
Si te gusta usar los post-it note te encantará esta plataforma porque es como tener un gran corcho virtual.
Asana, es un gestor de tareas y proyectos que busca no solo ser un tasklist sino un centro de comunicación y organización del equipo. Se organiza a través de equipos, proyectos, tareas y conversaciones.
La aplicación te permite establecer objetivos y ver tus progresos. Puedes añadir tareas para objetivos, fijar vencimientos y obtener reportes para ver lo lejos o cerca que estás de conseguir completar todas las tareas. Con notificaciones “push” siempre recibirás alertas importantes, incluso cuando la aplicación esté cerrada; además puede sincronizarse con Apple Calendar y Google Calendar.
Todos estos gestores virtuales permiten realizar el trabajo colaborativo en una sola suite de herramientas de forma muy amigable y hasta divertida.
Como aspectos en común está que todos son gratuitos y compatibles con una amplia gama de dispositivos Android y IOS; almacenan la información; disponen de áreas para agregar notas; permiten compartir tareas y listas con otras personas y organizarlas con etiquetas; además puedes sincronizar el envío de mensajes con tus cuentas de correo electrónico para recibir las notificaciones allí.
¿Cuáles herramienta usas o has usado con tus clientes o para tus tareas personales? Coméntalo y comparte tu experiencia.
Escrito por un colaborador para Profesional Virtual.
