Cómo organizar tu oficina virtual

Los negocios digitales han dado origen a la oficina virtual, una oficina que funciona de manera remota desde cualquier lugar.

Es importante acotar que aunque funciona de forma virtual debe tener una «base de operaciones» que cuente con los requerimientos operativos mínimos según el tipo de negocio. En general: un equipo o equipos de computación, conexión a Internet óptima, una línea telefónica independiente, una impresora multifuncional, un escritorio y una silla ergonómica.

La gran ventaja de una oficina virtual es su movilidad: su funcionamiento no se encuentra limitado a la «base de operaciones». Para que esto sea posible es imprescindible que cuente con estructura y sistemas. De lo contrario puede volverse una locura, virtualmente.

A continuación mencionaré 6 herramientas básicas y explicaré cómo usarlas en conjunto para organizar tu oficina virtual.

Sitio Web

A quien pretenda desarrollar un negocio digital sin un sitio web, le deseo suerte. El sitio web es a la oficina virtual lo que el local comercial es a la oficina «tradicional». Es el sitio de referencia a donde diriges a tus clientes para que conozcan acerca de tu negocio y tu principal herramienta de mercadeo para captar prospectos. Dependiendo del tipo de negocio puede ser también tu plataforma de ventas y/o interacción.

Tener un sitio web le da seriedad y formalidad a tu oficina virtual, por ello no es algo que deba ser tomado a la ligera.

Hay un dicho en mercadeo que reza: «para ganar dinero hay que invertir dinero» así que no podemos pretender desarrollar un negocio sin hacer una mínima inversión.

Para tener un sitio web es necesario invertir en un dominio propio, un proveedor de hospedaje rápido, seguro y confiable; y una plataforma de diseño fácil de instalar, editar y modificar.

En el caso del dominio te recomiendo la opción de Godaddy, empresa especialista en el tema. Para hospedaje recomiendo Siteground, uno de los mejores proveedores de hospedaje económico del mercado.

Por otra parte, para diseñar tu sitio web puedes usar una plataforma de gestión de contenido como wordpress.org. Actualmente más del 25% de los sitios web en el mundo utilizan esta plataforma. Aunque es gratuita, funciona con plantillas y por lo general las mejores son pagas.

Herramienta de Gestión de Proyectos

La plataforma de gestión de proyectos es la columna vertebral de una oficina virtual pues facilita el crear y hacer seguimiento a proyectos y tareas de forma centralizada.

Antes de iniciar cualquier proyecto es necesario planificar, lo cual implica establecer y poner por escrito:

• Cada una de las tareas a realizar,
• Personas responsables de cada tarea,
• Metas,
• Alcance,
• Puntos de control,
• Fecha de entrega,
• Otros.

Una vez que todo ha sido establecido ¿Cómo hacer seguimiento y control de forma virtual? El correo electrónico por sí sólo presenta muchos inconvenientes en ese sentido: no se puede mantener un registro centralizado de todo lo «discutido» en relación a un tema, los correos pueden perderse o no llegar al destinatario, entre otros.

La herramienta de gestión de proyectos llena ese vacío. Existen varias en el mercado, la mayoría con alguna versión básica gratuita. En base a mi experiencia recomiendo Teamwork, es una plataforma amigable y sencilla de usar. La versión gratuita puede usarse de por vida y la única limitación es que permite hasta 2 proyectos.

Además es la preferida por el Asistente Virtual, debido a sus variadas funciones y capacidades.

Herramienta de almacenamiento en la nube

El uso de las herramientas de almacenamiento en la nube se hace cada vez más popular y necesario. Para la oficina virtual representan la manera de poder acceder, compartir y editar rápidamente archivos, documentos, fotos, videos o cualquier otro medio digital.

Existen varias en el mercado, nuevamente todas cuentan con alguna versión básica gratuita. Mencionaré dos de las más populares: Google Drive & Dropbox. Recomiendo utilizar ambas de forma conjunta para fines distintos.

Imagina a Dropbox como tu sistema de archivo donde puedes almacenar medios digitales que no utilizas con tanta frecuencia. Google Drive es más útil para tener al alcance aquéllos medios sobre los cuales estás haciendo cambios o ediciones, en especial si trabajas en conjunto con un equipo.

Herramienta para compartir contraseñas

La naturaleza de una oficina virtual hará que sea necesario en algún momento compartir contraseñas con proveedores, contratistas y/o clientes. Para mayor seguridad es vital contar con una herramienta que permita compartir de forma encriptada.

En este caso, Lastpass es una opción eficiente y costo-efectiva.

Herramienta de Gestión de Correo Electrónico en la nube

El correo electrónico es uno de los principales medios de comunicación de una oficina virtual.  Si cuentas con un sitio web, puedes tener uno o varios correos electrónicos de tipo «empresarial» con la extensión de tu dominio.

No obstante, las plataformas de acceso a correo web que proveen los servicios de hospedaje son en su mayoría poco amigables, difíciles de acceder y en general poco prácticas.

Afortunadamente, Google viene al rescate con Gmail. Mediante una sencilla configuración puedes convertir tu cuenta de correo gratuito Gmail en una plataforma de gestión para tu correo empresarial lo que te permitirá acceder desde cualquier lugar a través de un dispositivo móvil.

Dispositivos Móviles

El teléfono inteligente es la principal herramienta de trabajo de tu oficina virtual cuando estás fuera de la «base de operaciones». Las versiones app de las plataformas arriba citadas permiten rápidamente gestionar correos, tareas, requerimientos y realizar un sinfín de actividades desde cualquier lugar.

Por otra parte, para períodos de ausencia más largos o viajes están las tablet y laptops.

Estos equipos definen la movilidad de tu oficina virtual y la operatividad de tu negocio digital. Por ello vale la pena hacer una inversión para tener las versiones más recientes disponibles en el mercado.

Hemos visto que virtual no es igual a desorganizado y sin estructura. Se trata de un entorno distinto donde debemos aplicar los mismos principios de negocios del entorno «tradicional» además de conocer y saber usar las herramientas que nos permiten organizar nuestra oficina virtual de forma eficiente para lograr desarrollar un negocio digital rentable, sostenible y escalable.

¿Cuál otro recurso tecnológico utilizas en tu oficina virtual? Cuéntanos en los comentarios.