5 cualidades esenciales del Asistente Virtual

Cada Asistente Virtual es único por cómo trabaja con sus clientes, adapta sus habilidades en ofertas de servicios específicos e imprime su personalidad en su negocio. Sin embargo, en este artículo enumero 5 cualidades que considero esenciales y que comparten los asistentes virtuales exitosos:

1.- Proactividad

La mayoría de los profesionales nos definimos como “proactivos” y por algo es una de las cualidades que más se repite en las ofertas laborales que encontramos, pareciera estar de moda. Pero ¿Realmente somos proactivos? La proactividad es una actitud en la que la persona asume el control de su conducta de modo activo.

Para entenderlo mejor recordemos que el término fue acuñado a Viktor Frankl, neurólogo y psiquiatra austríaco, sobreviviente de un campo de concentración nazi, autor del libro El hombre en busca de sentido, en el que analiza la capacidad del ser humano de trascender a sus dificultades.  

Al tener la experiencia de vivir en un campo de concentración y perder a toda su familia allí; creó el concepto de la “última libertad”. Esta resulta de decidir cuál acción vas a asumir en la peor situación. Aun cuando los nazis tenían el control de su vida y de su cuerpo, no lo tenían de su mente y su reacción. El punto medio entre ACCIÓN – REACCIÓN es tu reacción, eso lo decides tú. Como vemos la proactividad va más allá de tomar la iniciativa.

Implica dos cosas: la toma de iniciativa en el desarrollo de acciones creativas y audaces, haciendo prevalecer la libertad de elección sobre las circunstancias de la vida; y en asumir la responsabilidad de hacer que las cosas sucedan (no está en manos de otros ni en circunstancias externas).

Ejemplos del lenguaje reactivo: “No puedo hacer nada”, “yo soy así”, “me vuelve loca”, “no me lo permitirán”, “no quiero hacer eso”, “debo”, “sí …. Fuera rico”.

Mientras que en el lenguaje proactivo sería: “examinaré las alternativas”, “puedo mejorar”, “controlo mis sentimientos”, “voy a presentarlo de manera distinta”, “elegiré hacerlo”, “quiero”, “pase lo que pase cumpliré mi meta”.

Todo esto influye en tu negocio de Asistente Virtual. Conozco personas que a veces me dicen  “no he iniciado mi negocio por falta de dinero”. Si comparamos la inversión para ser AV con lo que implica otro tipo de negocio es muy baja. Y yo les pregunto “¿No tienes un amigo o familiar que pueda ayudarte? ¿Un banco para solicitar un crédito? ¿Una institución que financie proyectos para emprendedores?”. Te aseguro que tienes una mejor opción.

Para profundizar en el tema, te invito a leer el libro Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva

2.- Autonomía

La palabra autonomía viene del latín auto (por sí mismo) y nomo (norma). Es la capacidad que tiene el individuo de tomar sus decisiones y regirse por ellas sin influencia de presiones externas.

La autonomía es esencial para un Asistente Virtual porque trabajas por tu cuenta. No tendrás a nadie detrás de ti vigilándote. Sin embargo, se esperan resultados de ti.

Un truco que te doy por experiencia propia es lo que llamo LAP. Cuando un cliente no te da una fecha exacta para ver el resultado de determinada tarea, lo más probable es que lo quiera para “lo antes posible”.

Un mal indicativo es que tu cliente te diga “ya empezaste a hacer tal cosa” y tú respondas: “ups, usted no me lo dijo”. No te lo debe decir, está en ti organizarte y ponerle fecha de entrega a tus tareas.

Establecer cuánto tiempo te vas a tardar en responder un correo, enviar una oferta de servicios o atender una llamada telefónica, te permitirá crear normas esenciales para tu negocio autónomo.

3.- Autoconocimiento

El autoconocimiento vas más allá de listar tus características, cualidades y defectos. Tiene que ver con examinarte y evaluarte manera exhaustiva, constante y objetiva.

Cuando te conoces a ti mismo puedes ser más responsable por ejemplo en tu capacidad de respuesta para ciertas actividades. Aprovechar de mejor manera tus fortalezas y hasta en la escogencia de aquellas cosas que te apasionan para desarrollar el emprendimiento de tus sueños y trabajar por tu pasión.

A veces podemos llegar a autoexigirnos o a exigirnos muy poco y realmente esto se da porque no nos conocemos bien.

4.- Gestión efectiva del tiempo

Para hablar del uso efectivo del tiempo, me gusta traer a colación una frase del película El destino de Júpiter, donde la protagonista en uno de los diálogos le dice a otro personaje: “En tu mundo (Tierra) las personas están acostumbradas a pelear por recursos como el petróleo, minerales y tierra; pero cuando tienes acceso a la inmensidad del espacio te das cuenta de que solo hay un recurso por el que vale la pena pelear y hasta matar”. ¿Imaginas cuál es? Sí, el tiempo.

El tiempo es esencial para cualquier persona pero en el caso puntual del AV es muy importante aprender a equilibrar el tiempo de tu negocio y el personal, sin que se convierta en un desastre. Es muy fácil descuidar nuestro trabajo por hacer labores del hogar o viceversa.

Existen técnicas de gestión efectivas del tiempo que te ayudan a mejorar la productividad, que consiste en hacer las cosas correctas dentro del tiempo estipulado de forma exitosa y efectiva.

Para ser más productivo debes establecer una meta (con su fecha) de lo que quieres lograr y saber que cada paso que das te acerca a ella, priorizar las tareas y ejecutar todo en un tiempo determinado.   

5.- Comunicación asertiva

La quinta y última cualidad del Asistente Virtual como la anterior es una competencia que puede adquirirse con técnicas.

La comunicación en el mundo virtual adquiere una dimensión distinta al mundo offline.

Lo primero que debes hacer es evitar las barreras. La primera de ella es la falta de enfoque y atención en las tareas. Por ejemplo, no es suficiente “escanear” un correo electrónico con la mirada sino detenerse a leer con detenimiento y entender el requerimiento.

Otro punto importante es entender que los canales de comunicación y la forma como te comunicas en ellos es distinta. No es igual una conversación por WhatsApp, una videollamada por Skype o un correo electrónico.

Usar un tono y lenguaje adecuado también es importante. Los monosílabos, pueden malinterpretarse si tu interlocutor te ha escrito un texto largo y recibe de tu parte un “Ok”.

La emocionalidad también es una barrera de la comunicación asertiva. Si estás molesto por algo y te llega un correo electrónico, es mejor responder cuando te sientas mejor.

Comenta en los comentarios qué te ha parecido el artículo y si cuentas con estas 5 cualidades.