Uno de los conceptos erróneos más grandes al trabajar con personal virtual es creer que un solo empleado puede hacer todo por tí. Yo llamo a esto el «Mito del Súper Asistente Virtual«, y lo he destruido una y otra vez. No es posible. No en el mundo real, y no en el mundo virtual.
Con el fin de utilizar con eficacia los Asistentes Virtuales (AV) para hacer crecer tu negocio, es necesario contratar para el rol, no para la tarea. Es algo que digo todo el tiempo. Eso significa construir un equipo. Un equipo que trabajará en conjunto para lograr lo que tú deseas como dueño de un negocio.
Con esto en mente decidí reunir esta lista de tareas para las cuales puedes subcontratar a un Asistente Virtual y hacer crecer tu negocio de manera más eficaz. Notarás que la he dividido en las siguientes funciones:
- Asistente Virtual General (AVG)
- Editor de audio y video
- Escritor de contenido
- SEO / Web Marketer
- Diseñador Gráfico / Web
- Desarrollador Web
Es importante reconocer y apreciar que ninguna persona puede manejar todos estos roles diferentes. Se trata de usar lo que tienes en tu arsenal, para construir tu equipo y subcontratar.
Por lo tanto, vamos a comenzar con una mirada a la persona que siento que cada monoemprendedor en la faz de la tierra debe tener a su disposición: un Asistente Virtual General (AVG). Esta es una persona en la que puedes apoyarte para que te ayude día tras día, más que cualquier otro empleado. Ellos son verdaderos ahorradores de tiempo y por lo tanto, como empresario, ¡También son tus ahorradores de vida! Si no tienes uno a bordo de tu negocio todavía, ¡Consigue uno ya!
ROL: ASISTENTE VIRTUAL GENERAL (AVG)
Tareas de administración de correo electrónico y calendario
Uno de los mayores absorbentes de tiempo en el mundo del emprendimiento es el correo electrónico. Antes de que tomara acción sobre mí mismo para salirme de mi negocio y convertirme en un CEO Virtual, quedaba atrapado en Outlook hasta 7 horas al día. Era una locura.
Trabajar con un AVG para manejar tu correo electrónico y otras cosas como tú calendario, es esencial para ser más productivo como un empresario en la era moderna.
- Filtrado de correos electrónicos / Gestión de spam
- Creación de bases de datos / actualización de contactos o gestión de relación con el cliente (en inglés CRM)
- Respuesta al correo electrónico de servicio de atención al cliente / tickets / soporte de chat
- Envío de tarjetas de felicitaciones, invitaciones de eventos, entre otros.
- Gestión de calendario
- Programación de citas
- Planificación y organización de viajes
- Servicios de recordatorio
Tareas de almacenamiento y organización de archivos
Vivimos en un mundo de luces intermitentes, botones y otras cosas que nos distraen constantemente a lo largo de nuestro día de trabajo. Estar organizado es tan importante como ser productivo. Si no más. Un Asistente Virtual puede ayudarte a sistematizar y poner en marcha los procesos para ayudar a tu negocio a ser más organizado.
- Organización en la nube a través de Dropbox / Google Drive
- Entrada de datos en Word o Google Docs
- Creación / gestión de hojas de cálculo
- Preparación de presentaciones PowerPoint / Keynote
- Conversión, división y unión de archivos en PDF
Tareas administrativas y de blogs
He hablado de cómo un Asistente Virtual puede administrar tu blog, así como también te puede ayudar con su comercialización previ. Sin embargo, no es así, tu Asistente Virtual General puede hacer mucho más por ti cuando se trata de tareas adicionales de administración y generalmente te ayuda, día tras día en el manejo de proyectos y tu esfuerzo de mercadeo.
- Transcripción de archivos de vídeo y audio
- Disposición / formato simple de los eBook
- Preparación de actas de reunión en línea
- Creación de informes
- Creación de formularios
- Creación de plantillas de documentos
- Investigación en línea
- Minería de Datos y Desarrollo / Generación de Llamadas
- Administración de publicaciones de blog
- Moderador de comentarios de blog
- Añadir etiquetas e imágenes a las entradas del blog
- Responsabilidades de recepcionista
- Comprobación del correo de voz
- Envío de facturas a clientes
- Contabilidad básica a través de software especializados como MYOB, XERO & Quickbooks
- Encargos personales como compra de regalos en línea, entre otros
- Gestión de proyectos y tareas de capacitación
- Gestión de proyectos para ti y con los miembros de tu equipo
- Preparación de materiales de capacitación
- Entrenamiento de personal virtual nuevo
- Fechas topes / seguimiento de los productos
- Tareas de administración de medios sociales
- Creación de páginas / grupos de fans en Facebook
- Creación y programación de Facebook Insights
- Promoción de páginas de Facebook
- Recopilación e interpretación de Facebook Insights
- Creación de una cuenta de Twitter
- Gestionar tu Twitter y aumentar tus seguidores
- Programar Tweets,menciones clavey hashtags
- Crear y administrar la cuenta de Linkedin / Perfil
- Crear imágenes pineables en Pinterest
- Programación de pines y seguimiento
- Crear y administrar la cuenta de YouTube
- Subir vídeos en YouTube
- Moderador de los comentarios de YouTube
- Subir vídeos a otros sitios de video compartido / Medios sociales
- Responder consultas y mensajes sobre todos los canales y perfiles
- Crear presentaciones de Slideshare
Email Marketing
Todo este trabajo es inútil si no estás a) aumentando tu lista de marketing por correo electrónico, y b) involucrándotr con esa lista de forma regular. Se ha dicho que por cada nombre en tu lista, debes estar haciendo un promedio de $ 1 al mes. Por lo tanto, el trabajo con un Asistente Virtual para ayudar a crecer y comercializar tu lista es un completo pan comido ¡Lo explico en mi libro! Esto va desde el concepto de elegir las tareas de subcontratar al personal virtual hasta el siguiente nivel, ¡Un nivel que equivale a dinero!
- Crear una nueva lista en el software de marketing por correo electrónico
- Agregar y eliminar suscriptores de listas
- Creación y programación de correos electrónicos de difusión para promover contenido
- Edición de correos electrónicos de seguimiento y autocontroladores
- Creación de boletines electrónicos
- Edición / corrección de correos electrónicos
ROL: EDITOR DE AUDIO / VIDEO
El uso de personal virtual en la producción de audio y video es más nuevo todavía, comenzó a surgir en los últimos años. Sin embargo, puedo decirte (por experiencia personal) que ha creado una tonelada de tiempo adicional para mí. No tener que editar mis propios videos (¡incluso de una manera básica!) me ha permitido pasar más tiempo desarrollando mi contenido, en lugar de preocuparme por los detalles. Lo mismo se puede decir de mi podcasting.
- Edición básica de archivos de audio
- Eliminación de ruido de fondo de audio y vídeo
- Añadir intros y outros a videos
- Edición básica de Photoshop / Imagen (no diseño gráfico)
- Instalación de Powerpress (Podcasting WP Plugin)
- Configuración de Podcast en iTunes
- Inserción de Podcast en Blogpost
ROL: ESCRITOR DE CONTENIDO
El outsourcing de tu contenido no es algo que sugiero que hagas a menudo, especialmente si tu marca está unida a él. Sin embargo, si estás haciendo un montón de marketing en línea, especialmente si estás involucrado con la creación de sitios de nicho y promoción, o incluso más grande, sitios más autorizados, vale la pena ahorrar tiempo en la creación de todo ese contenido escrito, al unirse a una buena selección de escritores virtuales.
- Contenido / Creación de las publicaciones del blog
- Blogging de invitados / Ghost Blogging
- Escritura de SEO
- Comunicados de prensa / Redacción
- Redacción de boletines
- Copywriting (no sugiera la copia de las ventas)
- Presentación de Directorio
- Generación de copias de un mismo artículo
- Comercialización del artículo
ROL: SEO / MARCADOR DE WEB
El mundo de SEO (Search Engine Optimization) o posicionamiento en buscadores ha cambiado drásticamente durante los últimos dos años. Lo que solía ser útil ya no lo es. Y lo que funciona hoy podría no funcionar tan bien mañana. Sin embargo, no crees contenido sólido y estarás fuera de la carrera inmediatamente. Pero, ¿qué sucede después de haber comercializado y promocionado tu nueva entrada en el blog, o episodio de podcast a través de las redes sociales? La tormenta se calma, ¿verdad?
Tener un buen Asistente Virtual SEO / Web Marketing en su lugar permitirá que tu contenido se posicione y comercialice de manera que traiga un tráfico consistente y a largo plazo.
- Análisis del sitio
- Investigación de palabras clave para el contenido del blog
- Análisis de competidores
- Configuración / creación de la página de destino
- Presentación del Web Master
- Envíos de mapas del sitio
- Optimización en la página para una publicación
- Optimización fuera de página para una publicación
- Marcadores sociales o bookmarking social (Digg, Stumbleupon, Reddit, Digg, Delicious)
- Creación de una hoja de seguimiento de marcadores sociales
- Comentario del blog – Optimización de la página
- Participación en el Foro / Moderación
- Creación de vínculos de retroceso / creación de vínculos
- Informes semanales y mensuales con Google Analytics e informes de tráfico
- Informes mensuales de clasificación por palabra clave
ROL: DISEÑADOR GRÁFICO / WEB
Jugar con Photoshop es una gran pérdida de tiempo para cada empresario que no sabe lo que está haciendo. Lo hacemos sin embargo, ¿verdad? Nos encanta la idea de dejar que nuestro Síndrome de Superhéroes asuma el control y creemos que podemos hacer todo, incluyendo el diseño gráfico.
Por favor, pague a los que realmente saben lo que están haciendo para hacerlo bien la primera vez, no solo se verá mejor, sino que dispondrás de tiempo para hacer tu plan de mercadeo, o ¡Preparando tu próximo info-producto!
- Diseño de logotipos, banners, iconos, portadas de eBook y encabezados
- Diseño de imágenes de Infographics (contenido previsto)
- Diseño de sitios web, creación de prototipos
- Diseño de páginas de destino / ventas / páginas opt-in
- Edición de vídeo básica introducción y cierre a partir de material en bruto
ROL: DESARROLLADOR WEB
Cuando lancé mi primer blog en el 2009 fue un desastre. Y aquí está la causa: había comprado un tema Premium de buena apariencia, y luego pasé la mayor parte de 3 días en la ‘personalización’ (y yo uso ese término lo mejor que puedo, confía en mí!). El resultado fue lo que probablemente podría imaginar de alguien sin experiencia en codificación: ¡una catástrofe!
Mientras preparas planes de contenido y un calendario de publicación para tu sitio, solicita a un desarrollador web altamente capacitado que maneje el aspecto de codificación y personalización de las cosas para ti. ¡Es simplemente inteligente!
- Apoyar y desarrollar sitios web de WordPress (PHP)
- Instalar plugins y temas de WordPress
- Personalización de temas de WordPress
- Funcionalidad de WordPress y mejora de plugins
- Mantenimiento del sitio / seguridad y solución de problemas
- Integración de CRM e integración de redes sociales
- Integración de Gateway de Pago
- Instalación y soporte de un sistema de venta de entradas por correo electrónico (por ejemplo, ZenDesk)
Conclusión
Como puedes ver, la lista de tareas que los Asistentes Virtuales pueden manejar por ti es tan diversa como las funciones que están a nuestra disposición como dueños de negocios.
El hecho es que el trabajo con Asistentes Virtuales ha ido mucho más lejos de lo que la mayoría de la gente creía posible. Es más que filtrar correo electrónico y administrar tus medios de comunicación social (¡aunque eso está cubierto, también!). Se trata del crecimiento del negocio. Se trata de despertar y comprender que, como dueños de negocios, ¡no deberíamos estar haciendo la mitad de las cosas que estamos haciendo en el día a día!
Espero que esta lista sirva como trampolín para algunos de los que aún no se han sumergido en el mundo de los AV, y tal vez obtener una fuente de potencial adicional, para aquellos de ustedes que ya están utilizando el poder del personal virtual en su negocio.
¿Te resultó útil esta lista? ¿Quieres ver más publicaciones como esta? ¿Tienes algunas tareas que no figuran aquí que te gustaría compartir? Coméntalo abajo por favor
Traducción del artículo: 101 Tasks to Outsource to Virtual Staff to Grow Your Business! de Chris Ducker en http://www.chrisducker.com/
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